Акт об уничтожении документов


Процесс уничтожения документов компании достаточно сложен. Для его проведения руководитель формирует комиссию, утверждает ее состав своим приказом. Комиссия проводит отбор документации, требующей уничтожения, результаты данного отбора фиксируются в акте об уничтожении документов.

По сути дела, акт содержит список той документации, которая в связи с окончанием срока их хранения, подлежит уничтожению. Нельзя уничтожать документ только потому, что компании он не нужен. Каждая бумага в зависимости от своего типа и назначения имеет определенный срок хранения, данные сроки закреплены документально архивным законодательством.

При отборе документов к уничтожению следует анализировать срок хранения каждого документа в зависимости от закрепленных величин. Некоторые документы можно уничтожить через несколько лет, а некоторые нужно хранить постоянно.

Саму процедуру уничтожения тоже нужно провести правило, лучше доверить этот процесс специальным компаниям, перерабатывающим бумагу. Документы для уничтожению передаются таким компания по передаточному акту.

Акт составляется всеми членами комиссии, участвующей в процедуре отбора документацией с завершившимся сроком хранения, составленный и подписанный членами комиссии акт, надлежит заверить руководителю своей подписью.

Образец оформления акта об уничтожении документов можно скачать ниже.

Возможно вам пригодятся образцы следующих актов:

  • приема-передачи документов — образец.

Образец оформления

В бланке акта следует указать, кто входит в комиссию по уничтожению документации, дел и бумаг. Среди членов комиссии должен присутствовать сотрудник, на которого возложена ответственность за надлежащее хранение документов компании. Если будут изъяты и уничтожены документы, срок хранения которых еще не закончился, то ответственное лицо может понести наказание административного характера.

В отношении каждого члена комиссии прописываются ФИО, должности, места работы.

Также вписываются реквизиты приказа, которым утвержден состав комиссии (номер и дата).

В акт включаются список дел и документов, которые можно больше не хранить в силу окончания срока их хранения.  В отношении каждого документа приводится поясняющая информация о наименовании, годе формирования. Документация может быть сформирована по группам с идентичными параметрами. Результатом работы комиссии по уничтожению документов должен стать сформированный список всех дел и бумаг, которые можно безбоязненно уничтожить. Результат работы закрепляют в табличном виде для удобства.

На самом деле данный документ не носит типового характера и составляется каждой организации самостоятельно. Общее число дел и документов приводится в прописном виде по итогам составленного акта.

Акт заверяется всеми членами комиссии и приводятся реквизиты акта о сдаче-приемки указанного документации в специализированную компанию по переработке вторичного сырья.

Акт утверждается руководителем компании, о чем делается соответствующая отметка в верхней части бланка. Ниже предлагаем возможный пример оформления данного документа.

Акт об уничтожении документов образец — скачать.



Оставить свой комментарий

Вверх
© 2018    Копирование материалов сайта разрешено только при наличии активной ссылки   //    Войти